Nhằm đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lí hoạt động ngoại khóa của Đoàn viên Thanh niên (ĐVTN), đồng thời tăng cường công tác quản lý ĐVTN trong tình hình mới, việc triển khai sử dụng phần mềm quản lý hoạt động Đoàn Hội là chủ trương của Đoàn trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật, cùng với đó là sự ủng hộ của Đoàn Đại học Đà Nẵng và sự lan tỏa của Thành Đoàn Đà Nẵng. Với mục đích đó, thời gian qua, Đoàn trường đã tích cực triển khai phần mềm quản lí đoàn viên một cách triệt để, hiệu quả và bước đầu gặt hái thành công.
Đồng chí Phan Nhật Long, Bí thư Đoàn trường cho biết: "Trước đây, quá trình quản lý công tác đoàn và phong trào thanh niên, các đồng chí trong Ban Thường vụ Đoàn trường gặp nhiều bất cập trong việc lưu trữ thông tin ĐVTV như làm thế nào quản lý hoạt động ngoại khóa một cách khoa học và bài bản, phân cấp phân quyền cho cán bộ lớp/cán bộ đoàn. Ví dụ, đoàn viên là cán bộ lớp muốn kiểm tra thông tin của thành viên lớp mình, các hoạt động học tập ngoại khóa, đoàn hội phí, tiêu chí hoạt động của các câu lạc bộ, ... cũng như các thông tin mới nhất của Đoàn trường để dựa vào đó đánh giá điểm rèn luyện, nhắc nhở thành viên lớp hoàn thành đúng hạn, giới thiệu đoàn cấp trên nhân tố, hạt giống tốt, tự tạo hoạt động cho lớp/chi đoàn đơn giản và dễ dàng gần như không thể. Thì hệ thống quản lý chuyên trách Đoàn - Hội giải quyết được những bài toán trên. Ngoài ra, hệ thống giúp cho ĐVTN trong trường phát triển hoạt động đoàn, hình thành và phát triển nhân cách, nâng cao kiến thức, kỹ năng sống, định hướng nghề nghiệp; nhằm bồi dưỡng tình cảm, đạo đức trong sáng, tính tích cực xã hội, khả năng giao tiếp, chủ động ứng xử; tận dụng việc sử dụng mạng xã hội thường xuyên của ĐVTN để lan tỏa hoạt động, triển khai lan rộng mô hình các cấp, ..."
Mỗi ĐVTN được cấp tài khoản đã phân quyền để đăng nhập và sử dụng các chức năng của hệ thống
Giao diện Chức năng Quản lý thông tin Sinh viên
Giao diện Chức năng Quản lý Đoàn viên
Giao diện Chức năng ĐVTN đăng ký tham gia các hoạt động đang mở
Để triển khai hiệu quả sử dụng phần mềm quản lý hoạt động Đoàn - Hội, Đoàn trường đã tổ chức tập huấn phần mềm quản lý đoàn viên cho Bí thư, Lớp trưởng, Ban Chấp hành Đoàn trường tại chương trình tập huấn Cán bộ Đoàn - Hội hằng năm. Tại buổi tập huấn, các cán bộ đoàn được hướng dẫn cách sử dụng phần mềm quản lý đoàn viên như: Đăng nhập hệ thống phần mềm; đăng ký hoạt động; theo dõi thông tin, hoạt động của đoàn viên; phê duyệt đoàn viên tham gia hoạt động; … Qua buổi tập huấn đã giúp cho cán bộ đoàn tiếp cận và sử dụng được phần mềm quản lý đoàn viên, góp phần quản lý đoàn viên một cách chặt chẽ, đúng quy định và nâng cao hiệu quả công tác quản lý đoàn viên của Đoàn trường.
Giao diện kiểm duyệt ĐVTN đăng ký tham gia hoạt động
Đồng chí Lê Thiện Nhật Quang, Phó Bí thư Đoàn trường, Phụ trách nền tảng hệ thống cho biết: "Trong quá trình hoạt động Đoàn - Hội, việc quản lý trên giấy tờ thủ công mang lại sự chậm trễ và cứng nhắc, không đồng bộ, việc truyền thông làm sao đến ĐVTN nhanh chóng và hiệu quả rất khó khăn. Do đó, Tôi lên ý tưởng xây dựng một hệ thống cho Đoàn - Hội tại cơ sở, thực hiện số hóa để từng bước làm chủ tri thức. Tuy nhiên, ý tưởng phải được sự đồng hành và hỗ trợ từ các đồng chí trong Ban Thường vụ Đoàn trường. Được sự nhất trí và ủng hộ, năm 2018 Tôi đã mạnh dạn đăng ký tham gia chương trình tri thức trẻ vì giáo dục do Trung ương đoàn TNCS Hồ Chí Minh phối hợp với Bộ GD&ĐT tổ chức. Trong thời gian tham gia, bản thân cùng các bạn ĐVTN Công nghệ thông tin tham gia xây dựng và phát triển hệ thống. Đến nay, hệ thống quản lý hoạt động Đoàn – Hội tại trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật đã và đang được triển khai thực hiện đồng bộ trên nền tảng website. Trong quá trình triển khai ứng dụng vào thực tiễn, Đoàn trường đã nghiên cứu và phát triển thêm giao diện, bổ sung chức năng nhằm nâng cao hiệu quả công việc, sử dụng hệ thống một cách thuận tiện, an toàn bảo mật thông tin, đảm bảo vận hành liên tục, … Hệ thống đã thu hút ĐVTN tham gia hệ thống, tăng số lượng tương tác, giúp ĐVTN có thói quen truy cập hệ thống quản lý hoạt động Đoàn – Hội. Áp dụng mô hình để tuyên truyền, vận động ĐVTN tham gia trong giai đoạn hiện nay; tạo môi trường để ĐVTN trao đổi thông tin, tổ chức sinh hoạt thông qua các hoạt động để kịp thời nắm bắt tư tưởng của ĐVTN; Xây dựng chi đoàn mạnh về chính trị và tư tưởng, nâng cao tinh thần đồng đội đoàn kết giữa các cán bộ đoàn. Từ đó, các chi đoạn tự xây dựng chương trình công tác, kế hoạch hoạt động gắn liền với nhiệm vụ, đáp ứng nhu cầu nguyện vọng của ĐVTN. Ngoài ra, Đoàn trường phát triển thêm chức năng mới: điểm danh hoạt động thông qua QR Code. Đây là một hướng đi đúng đắn nhằm triển khai công nghệ kỹ thuật vào việc đánh giá ĐVTN thông qua các hoạt động ngoại khóa. Khi ĐVTN đăng ký tham gia hoạt động các cấp, điểm hoạt động và đánh giá của sinh viên sẽ do cán bộ đoàn được phân công đánh giá thực hiện. Tuy nhiên, số lượng tham gia hoạt động nhiều thì bài toán làm thế nào để đánh giá cùng lúc, nhanh chóng và thuận tiện. Do đó, điểm danh bằng QR Code giải quyết được bài toán trên."
Ứng dụng mã QR trong việc kiểm soát tham gia hoạt động Đoàn – Hội
Mô hình thực nghiệm
Mã hóa Văn bản thành mã QR
Thực thi nhận dạng, giải mã QR thành văn bản
Việc ứng dụng phần mềm được triển khai áp dụng tại cơ sở, có khả năng mở rộng cho các đơn vị thành viên của Đại học Đà Nẵng, góp phần giải quyết những vấn đề khó khăn về quản lý hoạt động, tài chính, tổ chức các hoạt động Đoàn Hội, vốn tốn rất nhiều thời gian về công sức và nhân lực. Chính vì vậy, việc áp dụng hệ thống quản lý trực tuyến này rất phù hợp với kỹ thuật chuyên môn và tính thực tiễn, khả năng áp dụng và mở rộng cao.
Giao diện kiểm duyệt ĐVTN tham gia hoạt động thông qua mã QR
Giải pháp sử dụng phân loại, đánh giá ĐVTN giúp Đoàn trường có thời gian và sức lực để tạo được sân chơi bổ ích cho ĐVTN trong toàn đơn vị, qua đó giúp ĐVTN có cơ hội tiếp cận thông tin và tham gia đầy đủ các hoạt động, từ đó tạo tinh thần xung kích, nhiệt tình trong ĐVTN khi tham gia hoạt động đoàn hội; Truyền tải được nhiều thông tin có ích đến ĐVTN; Giúp ĐVTN có thêm nhiều kỹ năng, kiến thức khi tham gia các hoạt động; Tạo động lực cho các chi đoàn phấn đấu, giúp Ban chấp hành Đoàn cơ sở nắm bắt được tâm tư, nguyện vọng của các bạn Đoàn viên; Vì làm chủ kỹ thuật công nghệ, nên việc khai phá, mở rộng việc phát triển hệ thống về sau là khả thi, dễ dàng bảo trì – nâng cấp hệ thống, đáp ứng được yêu cầu ban đầu đề ra; Tiếp tục hoàn thiện và phát triển để cho ra các giải pháp toàn diện, ứng dụng được tốt hơn. Từ nền tảng Website tiến lên di động, thiết lập API để cung cấp thông tin cần truy xuất đến tất cả hệ thống của Đoàn – Hội/ Câu lạc bộ mà không cần phải mất thời gian xin và lưu trữ thông tin.
Kết quả đạt được:
- Số lượng tham gia hệ thống tăng dần theo thời gian, theo đó là truyền thông, hoạt động phát triển mạnh với kết quả khả quan:
o Giải nhì tập thể có thành tích xuất sắc và số lượng thí sinh tham gia thi đông đảo tại cụm thi Đà Nẵng với 3189 sinh viên tham gia Cuộc thi Tiếng Anh StarAwards năm 2020 - Phần thi Online;
o Dự án "Thắp sáng ước mơ vùng cao" của CLB Kỹ năng sắc màu giành giải Nhất Cuộc thi "The Winning Project 2020" khu vực miền Trung;
o Giải Nhì về đơn vị có số kilomet nhiều nhất cho Cuộc thi chạy cộng đồng Uprace 2020 do Trung ương Hội tổ chức;
o Giải Nhì cuộc thi Bình chọn Online ấn phẩm Sinh viên Đại học Đà Nẵng với Văn hóa giao thông do Đại học Đà Nẵng tổ chức;
o Giải Ba toàn quốc cuộc thi chạy bộ VUG Running toàn quốc về quãng đường trung bình năm 2021 do Trung ương Hội tổ chức;
o Giải Ba Cuộc thi Video truyền thông với chủ đề “Hát vang bài ca tuổi trẻ” năm 2021 do Đại học Đà Nẵng tổ chức;
o Giải Ba Cuộc thi thiết kế tập san Online với chủ đề “Tự hào tuổi trẻ trường ta” năm 2021 do Đại học Đà Nẵng tổ chức;
o Huy động ĐVTN tham gia số lượng lớn các chương trình như Hiến máu nhân đạo, Ngày Chủ Nhật Xanh, Dọn dẹp Vệ sinh bãi biển, Hành trình về nguồn, Sức trẻ UTE, …